Arbeitsplatz Buchungs Software

Ziel der Anwendungssoftware zur Nutzung unter Microsoft Office (O365, Exchange Online), die es den Mitarbeitenden ermöglicht, durch ein Buchungssystem Arbeitsplätze und Ressourcen (nachfolgend auch Desks/Arbeitsplätze/Schreibtische genannt), welches nicht zum Standardarbeitsplatz gehört, in den Büroräumlichkeiten Ihrer Unternehmung zu buchen.

Ist Situation Arbeitsplatzbuchungs System

Arbeitsplatz Buchungs Software

Momentan wird die Anwesenheit der Mitarbeitenden in einer Excel Tabelle dokumentiert, jedoch fehlt eine grafische und somit transparente Übersicht, welche Arbeitsplätze belegt sind. Im Zuge einer weiteren Reduktion von nutzbaren Arbeitsplätzen wird eine Buchung dieser im Vorhinein unabdingbar.
Wenn Sie Microsoft M365 E1,E2,E3,E5 nutzen, und alle Postfächer für Ihre Sitzungszimmer über Exchange Online zu Verfügung gestellt werden, dann haben Sie Voraussetzungen für den Einsatz der Room Manager Office 365 Lösung erfüllt. Sie können allerdings auch ohne den Einsatz von Exchange Online die Room Manager Lösung nutzen.

Zielbeschreibung für den Einsatz der Arbeitsplatzbuchungs-Lösung

Ziel der Beschaffung einer Arbeitsplatzbuchungs Software / Ressourcenbuchungssoftware ist eine effiziente Bereitstellung der Büroarbeitsplätze sowie des besonderen Equipments an die Mitarbeitenden. Erreicht werden soll eine möglichst gleichmäßige Auslastung der Büroräumlichkeiten über alle Arbeitstage hinweg (Montag bis Freitag). Doppelbuchungen und Raumüberbelegungen sollen durch die Ressourcenbuchungssoftware sicher verhindert werden.

Zusätzlich soll über Stockwerkpläne in den einzelnen Lokationen eine graphische Darstellung der verfügbaren Arbeitsplätze dem Nutzer angezoegt werden. Die Stockwerkpläne können ganz einfach von Ihrem SharePoint Administrator verwaltet und jederzeit aktualisiert werden.

Auch soll der Einsatz einer mobilen Arbeitsplatzbuchungs-App zu einem späteren Zeitpunkt zum Einsatz kommen.

Desk Management Search people Plan Interactive

Leistungsbeschreibung Arbeitsplatzbuchungs-System

Für alle Mitarbeitende stehen in vier verschiedenen Lokationen, Niederlassungen insgesamt 450 Arbeitsplätze, zehn buchbare Einzelräume, fünf Meetingräume für maximal 10 Personen sowie drei große Besprechungsräume zur Verfügung.

Einige Arbeitsplätze sowie Meetingräume weisen besonderes Equipment auf, welches nicht zum Standardarbeitsplatz dazugehört (beispielsweise größere Monitore). Dieses Equipment soll in die Ressourcenbuchungssoftware individuell eingebunden und somit für die Mitarbeitenden optional buchbar und über Microsoft Outlook angezeigt werden. Dies betrifft auch weitere Ressourcen wie Kameras, Beamer, Monitore, MS Teams Rooms.

Die Administration und das individuelle Ausgestalten sollen weitestgehend durch dafür vom Auftraggeber definierte Personenkreise möglich sein. Hierzu gehört auch, dass die dafür vorgesehenen Personenkreise die Vorlaufintervalle für das Buchen festlegen resp. begrenzen können.

Eine Auswertung der Nutzung von Ressourcen muss für definierte Personenkreise möglich sein. Es muss die Möglichkeit geben, diese Auswertungen zu anonymisieren.

Die Ressourcenbuchungssoftware / Arbeitsplatzbuchungs-Lösung soll unter Office 365 zur Verfügung gestellt werden. Für die Erweiterung der Lösung soll dabei die Microsoft Power-Platform eingesetzt werden. Die Ressourcen-Buchungssoftware muss zwingend updatefähig sein. Eine Anbindung via SingleSignOn an das unternehmens-eigene ActiveDirectory ist zur Verwaltung der Nutzenden erforderlich.